Hoe kan een vereniging van mede-eigenaars (VME) van Syndicus Veranderen?
In België is het mogelijk voor een Vereniging van Mede-eigenaars (VME) om van syndicus te veranderen. Deze beslissing kan voortkomen uit verschillende redenen zoals ontevredenheid over de huidige dienstverlening, financiële misstanden of gebrekkige communicatie. Het proces om van syndicus te veranderen vereist een gestructureerde aanpak en het volgen van wettelijke procedures. Hieronder beschrijven we de stappen die een VME moet doorlopen om een nieuwe syndicus aan te stellen.
1. Voorbereiding
Voordat de VME de beslissing neemt om de syndicus te veranderen, is het belangrijk om de huidige situatie te evalueren en de redenen voor de verandering duidelijk te identificeren.
- Evaluatie van de huidige situatie: Overweeg of de huidige syndicus voldoet aan de verwachtingen en wettelijke verplichtingen.
- Nieuwe syndicus zoeken: Zoek vooraf naar een nieuwe syndicus die bereid is de taken over te nemen en vraag een offerte op.
2. Algemene Vergadering
Een van de cruciale stappen in dit proces is het bespreken en stemmen over de verandering van syndicus tijdens de algemene vergadering.
- Agenderen van het punt: Een voorstel om de syndicus te wijzigen moet op de agenda van de algemene vergadering geplaatst worden. Dit kan door de huidige syndicus, de raad van mede-eigendom of door mede-eigenaars die minstens 1/5 van de aandelen vertegenwoordigen. Om organisatorische redenen kan de voorzitter van de algemene vergadering beslissen om dit punt bij het begin van de vergadering verplaatsen naar een moment waarop de normale orde van de vergadering niet gestoort wordt, het kan dus strategisch interessant zijn om dit agenda punt als laatste te behandelen.
- Buitengewone Algemene Vergadering: Indien noodzakelijk kan een buitengewone algemene vergadering worden opgeroepen, mits de wettelijke oproepingsprocedure wordt gerespecteerd.
3. Stemming op de Algemene Vergadering
Tijdens de vergadering wordt gestemd over het voorstel om de syndicus te wijzigen.
- Quorum: Er moet een bepaald minimumpercentage van de mede-eigenaars (of hun vertegenwoordigers) aanwezig zijn om rechtsgeldige beslissingen te nemen.
- Stemprocedure: Een besluit om de syndicus te ontslaan en een nieuwe aan te stellen, vereist een meerderheid van 50% + 1 van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars.
- Motiveer: Er is een reden waarom een of meerdere leden van een VME van vertrouwenspersoon willen veranderen, een gemotiveerde uitleg van het waarom, kan helpen om andere eigenaars te overtuigen van de noodzaak.
- Kwijting? Tijdens de vergadering wordt vaak ook besloten of de vertrekkende syndicus kwijting wordt verleend. Kwijting houdt in dat de mede-eigenaars de syndicus formeel ontslaan van zijn aansprakelijkheid voor het beheer gedurende zijn mandaatperiode. Het verlenen van kwijting betekent dat de mede-eigenaars akkoord gaan met het gevoerde beleid en de financiële administratie zoals gepresenteerd door de syndicus. Echter, bij problemen zoals financiële misstanden of slecht beheer, kan het verstandig zijn om geen kwijting te verlenen totdat een grondige controle heeft plaatsgevonden. Het niet verlenen van kwijting houdt de mogelijkheid open om de syndicus achteraf nog aansprakelijk te stellen voor eventuele onregelmatigheden.
4. Contractuele Verplichtingen
Bij het ontslaan van de huidige syndicus moet rekening worden gehouden met de contractuele verplichtingen.
- Opzegtermijn: Controleer de opzegtermijn en voorwaarden in het contract van de huidige syndicus om juridische problemen te vermijden. het kan daarom nuttig zijn het moment van opzeg goed af te wegen om kosten te vermijden, uiteraard is een uittredingskost soms een niet vermijden kost om snel te kunnen accerleren.
- Overdracht van documenten: De vertrekkende syndicus moet alle documenten en rekeningen overdragen aan de nieuwe syndicus.
5. Formalisering
Nadat de beslissing is genomen, moeten een aantal formele stappen worden genomen om de verandering officieel te maken.
- Notulen: De beslissing om van syndicus te veranderen moet in de notulen van de algemene vergadering worden opgenomen.
- Bekendmaking: De notulen moeten aan alle mede-eigenaars worden verspreid.
- Akte van Benoeming: De nieuwe syndicus moet officieel worden benoemd via een notariële akte en ingeschreven worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
6. Communicatie
Het is belangrijk om alle betrokken partijen op de hoogte te stellen van de verandering.
- Informeren van betrokkenen: Alle relevante partijen, waaronder leveranciers en diensten, moeten op de hoogte worden gebracht van de verandering van syndicus.
- Overdracht van de bankrekening: Zorg ervoor dat de nieuwe syndicus toegang krijgt tot de bankrekening van de VME en andere administratieve zaken kan overnemen.
Conclusie
Het veranderen van syndicus is een proces dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd volgens de wettelijke procedures om ervoor te zorgen dat de belangen van de mede-eigenaars worden beschermd en dat de overgang soepel verloopt. Door deze stappen te volgen, kan een VME een meer competente en passende syndicus aanstellen die beter voldoet aan de behoeften van de gemeenschap.
Wij kunnen helpen bij het faciliteren van de overdracht en begeleiding bieden gedurende het hele proces om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en ondersteuning.