Verantwoordingstukken:

 

Het meest correct verantwoordingsstuk is een factuur:

Dit kan zowel  een papieren of een digitaal stuk zijn

 

Probeer steeds een geldige factuur door te sturen

• Het vermeld jouw gegevens EN jouw BTW nummer voor jouw beroepsaankopen
• Het identificeert jouw leverancier ondubbelzinnig
• Het document is niet wijzig baar en definitief en kan enkel worden aangepast door een creditnota
• Voor het opmaken van de factuur mag door de afzender een kost aangerekend worden.

 

Sommige verantwoordingsstukken zijn geen factuur, maar dienen als kwitantiebewijs:

Onkosten nota’s: ( kassaticketjes, “leeuwtjes”, …)

 

• Losse kantoorkosten
• Brandstofkosten
• Restaurantkosten
• Betaald beroepsmatige dienstreizen
• Bewijs van betaling aan een vereniging, VZW,...
• Bewijs van betaling via Kredietkaart

 

Deze manier van verantwoorden MOET een UITZONDERING blijven immers de identificatie is niet 1 op 1 toewijsbaar. De bewijskracht stijgt als dit verantwoordingsstuk gekoppeld wordt met een bank-transactie

 

Andere veel voorkomende kosten die geen factuur afleveren omdat ze gebaseerd zijn op een contract:

 

• Betalen van verzekeringen (gebaseerd op een verzekeringspolis-contract)
  • Het kwitantiedocument is het primair bewijsstuk.
• Betalen van Syndicuskosten ( gebaseerd op een rekeningverslag van de Syndicus)
  • De Syndicusafrekening is het primaire bewijsstuk.
• Betalen van Huur voor onroerende goederen ( gebaseerd op een huurcontract)
  • De overschrijving is het primaire bewijsstuk.
• Betalen van Leningen ( gebaseerd op een kredietcontract en kredietbrief)
  • De afname van de lening door de bank en het jaarlijks attest is het primaire bewijsstuk
• Betalen van lonen ( gebaseerd op een arbeidscontract)
  • De onderliggende salarisdocumenten zijn het primaire bewijsstuk.
• Betalen van Commissies, erelonen,…
  • • Op basis van een Factuur
    • Op basis van self-billing
    • Op basis van een contract ( bvb. Bancontact- leverancier)
    • Op basis van een zelf opgemaakte fiche 281.50