Belangrijke procedures voor Belgische vennootschappen:
Het naleven van de vennootschapsrechtelijke verplichtingen is essentieel voor elke Belgische vennootschap. Het correct uitvoeren van de jaarlijkse procedures zorgt niet alleen voor de juridische continuïteit van de onderneming, maar voorkomt ook mogelijke sancties en bestuursaansprakelijkheid. In dit artikel bespreken we de belangrijkste jaarlijkse verplichtingen waarmee Belgische vennootschappen rekening moeten houden.
- Opstellen en goedkeuring van de jaarrekening
Een van de meest cruciale jaarlijkse taken is het opstellen en goedkeuren van de jaarrekening. Het bestuur van de vennootschap is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, die de balans, resultatenrekening en toelichting bevat. Dit document moet voldoen aan de Belgische boekhoudnormen en geeft een overzicht van de financiële situatie van de onderneming.
Nadat de jaarrekening is opgesteld, moet deze binnen zes maanden na het einde van het boekjaar worden goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). Vervolgens moet de goedgekeurde jaarrekening binnen 30 dagen na de AVA worden neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB), maar in elk geval uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar. - Algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)
De jaarlijkse AVA is een verplichte bijeenkomst waarin de aandeelhouders samenkomen om belangrijke beslissingen te nemen, zoals de goedkeuring van de jaarrekening en de winstverdeling. Ook onderwerpen zoals de benoeming of ontslag van bestuurders komen hier aan bod. De oproeping voor de AVA, inclusief de agenda, moet ten minste 15 dagen voor de vergadering aan de aandeelhouders worden verstuurd. - Winstverdeling en dividenduitkering
Tijdens de AVA wordt ook beslist over de verdeling van de winst. Indien er voldoende winst is gemaakt, kunnen de aandeelhouders beslissen om een dividend uit te keren. Deze beslissing wordt genomen op basis van de resultaten van het boekjaar en de financiële gezondheid van de onderneming. - Actualisering van het aandelenregister
Het aandelenregister van de vennootschap moet jaarlijks worden bijgewerkt. Dit register bevat belangrijke informatie over de aandeelhouders en hun aandelenbezit. Elke wijziging in het aandeelhouderschap moet nauwkeurig worden vastgelegd om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. - Corporate governance verklaring (indien van toepassing)
Beursgenoteerde vennootschappen in België zijn verplicht een corporate governance verklaring op te stellen. Deze verklaring bevat informatie over de manier waarop de vennootschap de Belgische corporate governance regels naleeft. Dit document is essentieel voor transparantie en verantwoording naar de aandeelhouders en andere belanghebbenden. - Aangiften
Naast de vennootschapsrechtelijke verplichtingen moeten vennootschappen jaarlijks hun aangifte vennootschapsbelasting indienen bij de FOD Financiën. De aangifte moet doorgaans binnen zes maanden na het einde van het boekjaar worden ingediend, waarbij de jaarrekening de basis vormt voor deze aangifte. - Benoemingen en ontslagen van bestuurders
Wijzigingen in de samenstelling van het bestuur, zoals de benoeming of het ontslag van bestuurders, moeten worden goedgekeurd door de AVA. Deze wijzigingen moeten ook worden geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), zodat het bestuur altijd up-to-date is. - Controle door de commissaris (indien van toepassing)
Middelgrote en grote vennootschappen zijn verplicht een commissaris aan te stellen. De commissaris, vaak een accountant, voert een controle uit op de jaarrekening en brengt verslag uit aan de AVA. Dit verslag is van cruciaal belang voor de geloofwaardigheid en transparantie van de financiële rapportering van de onderneming. - Neerleggen van jaarverslagen en notuleren van overige documenten
Naast de jaarrekening moeten ook andere belangrijke documenten, zoals het jaarverslag en het verslag van de commissaris, indien van toepassing, worden neergelegd bij de NBB. Deze documenten geven een uitgebreider beeld van de prestaties en strategie van de vennootschap. - Actualisering van statuten (indien van toepassing)
Indien er wetswijzigingen zijn die een impact hebben op de statuten van de vennootschap, of als er belangrijke veranderingen plaatsvinden binnen de onderneming, moeten de statuten worden aangepast. Deze wijzigingen vereisen een notariële akte en goedkeuring door de AVA.
Conclusie:
Het naleven van deze jaarlijkse procedures is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel onderdeel van goed bestuur. Door tijdig en correct aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen Belgische vennootschappen hun continuïteit waarborgen en hun goede reputatie behouden. Voor meer informatie of juridische ondersteuning bij deze processen, is het raadzaam om contact op te nemen met een juridisch adviseur of accountant gespecialiseerd in het vennootschapsrecht.