Vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen
Jaarlijks wordt de forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen gepubliceerd. Deze dagvergoedingen kunnen belastingvrij betaald worden aan werknemers of bedrijfsleiders voor de kosten die ze maken tijdens een buitenlandse dienstreis.
De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen die ondernemingen mogen betalen aan werknemers of bedrijfsleiders die een buitenlandse dienstreis maken, zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Indien een onderneming zich houdt aan deze forfaits voor het vergoeden van kosten die werknemers of bedrijfsleiders maken tijdens een buitenlandse dienstreis, dan is deze betaling belastingvrij.
De hoogte van de vergoeding verschilt naargelang het land van de dienstreis en naargelang het gaat om:
- een korte dienstreis (= categorie 1)
- lange dienstreis (= categorie 2) dit is: meer dan 10 uur maar korter dan 30 opeenvolgende kalenderdagen versus langer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen maar maximum 24 maanden).
De bedragen uit deze ‘landenlijst’ zijn maximumbedragen, een werkgever-vennootschap kan dus ook lagere vergoedingen betalen.
De fiscus aanvaardt dat deze dagbedragen– belastingvrij – kunnen worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders uit de privésector, als een forfaitaire tussenkomst in kosten eigen aan de werkgever.
Een van de voorwaarden hierbij is wel dat dienstreizen naar het buitenland geen deel uitmaken van de normale dagelijkse beroepsactiviteit van die werknemers of bedrijfsleiders. Op sociaal vlak aanvaardt de RSZ dat diezelfde forfaitaire vergoedingen worden toegekend aan werknemers die een buitenlandse dienstreis maken.
Beide overheden vermelden tot nu toe echter enkel de dagelijkse forfaitaire vergoeding in hun instructies, en dus niet de vergoeding voor logementskosten.
Welke kosten dekken deze vergoedingen?
Er zijn twee categorieën van kostenvergoedingen in het kader van buitenlandse dienstreizen:
Dagelijkse forfaitaire vergoeding
De dagelijkse verblijfsvergoeding dekt de kosten van maaltijden (lunch- en dinerkosten) en andere kleine uitgaven ter plaatse. Onder ‘kleine uitgaven’ worden onder meer het vervoer in het land van bestemming zelf, kleine cash uitgaven zoals bv. fooien, drank, versnaperingen en de lokale telefoongesprekken verstaan. De kosten van overnachting en de reiskosten van en naar het buitenland zijn in deze dagvergoedingen dus niet inbegrepen. Deze kosten mogen naast, en bovenop, de forfaitaire dagvergoeding worden vergoed. De werknemer of de bedrijfsleider zal hiervoor dan de nodige bewijsstukken moeten indienen.
Let op! Indien een werkgever maaltijdcheques toekent voor de dagen waarop zijn werknemer of bedrijfsleider in het buitenland op dienstreis is, moet de dagvergoeding eveneens verminderd worden. De vermindering is dan gelijk aan de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque.
Naast de bedragen uit de landenlijst, wordt een bedrag van maximum 37,18 EUR echter steeds aanvaard als (minimum)bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. De werkgever – vennootschap mag kiezen welk bedrag wordt toegekend.
Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag als een niet-belastbare terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever of vennootschap worden beschouwd voor reizen van 1 dag waarbij men minstens 10 uur weg van huis is of voor elke volle dag van afwezigheid. Dit is: een dag tussen twee overnachtingen in het buitenland. Voor de dagen van vertrek en terugkeer moet de dagvergoeding gehalveerd worden.
Maximale logementsvergoeding
Indien de werknemer of bedrijfsleider in het buitenland moet overnachten kunnen de kosten voor dat verblijf bijkomend vergoed worden. Deze logementsvergoeding omvat de huisvestingskosten en (anders dan voorheen) ook de kosten van het ontbijt.
De werkelijke logementskosten worden terugbetaald, de logementsvergoedingen dienen louter als een maximum.
Wanneer de werkgever de kosten van de overnachting ten laste neemt en in die prijs ook andere maaltijden (naast het ontbijt) inbegrepen zijn, moet het dagforfait verminderd worden. Dezelfde kost mag immers maar een keer terugbetaald worden.
Hoeveel die vermindering bedraagt hangt af van de maaltijd waarover het gaat:
- 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.
In het verleden moesten ook verminderingen toegepast worden voor het ontbijt en voor kleine uitgaven. Die verminderingen zijn dus geschrapt.
Zijn hogere vergoedingen mogelijk?
Indien een werkgever of vennootschap zich houdt aan de bedragen uit de gepubliceerde landenlijst, wordt de vergoeding beschouwd als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De concrete kosten moeten dan niet bewezen worden. De forfaits worden geacht te zijn vastgesteld volgens “ernstige normen”, en moeten onder deze categorie vermeld worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider.
In principe zijn de vergoedingen die hoger liggen dan de bedragen voorzien in de landenlijst bijgevolg belastbaar en dus ook onderworpen aan bedrijfsvoorheffing. Nochtans kan een werkgever - op basis van bewijsstukken – steeds aantonen dat die hogere vergoeding verantwoord is gelet op de werkelijk gemaakte professionele kosten. In dat geval betreft het uiteraard geen forfaitaire vergoeding meer, en moet de tussenkomst op de fiscale fiche vermeld worden onder de categorie ”op basis van bewijsstukken”.
Voordelen = strikte boekhouding bijhouden! Vul consequent de Excel in bijlage in en bezorg ons deze periodiek