Administratieve tolerantie inzake de terugbetaling van elektriciteitskosten

In antwoord op een parlementaire vraag stelde de Minister van Financiën dat de terugbetaling van de elektriciteitskosten voor het opladen van de bedrijfswagen kunnen worden terugbetaald zonder dat dit aanleiding geeft tot een (apart) voordeel van alle aard indien cumulatief wordt voldaan aan 3 voorwaarden:

• Naast de elektrische bedrijfswagen stelt de werkgever ook een homecharger of elektrische laadpaal ter beschikking van de werknemer;
• Deze homecharger of elektrische laadpaal bevat een specifiek communicatiesysteem dat het verbruik communiceert aan de werkgever;
• De carpolicy van de werkgever voorziet in de terugbetaling van de elektriciteit die met de homecharger of elektrische laadpaal wordt verbruikt.

De Minister van Financiën heeft voormelde voorwaarden verder genuanceerd in een recente parlementaire vraag. Hij bevestigde dat het niet de bedoeling is om elektriciteit terug te betalen van andere voertuigen of (huishoudelijke) apparaten. Daarom moet de werkgever erover waken dat hij zicht krijgt over het verbruik van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen. De Minister aanvaardt dat andere vormen van communicatie die inzicht geven in het elektriciteitsgebruik getolereerd worden op voorwaarde dat deze gegevens verifieerbaar zijn. Een tussenteller behoort bijvoorbeeld tot de mogelijkheid, meestal kunnen wagens ook wel een rapport afleveren die het verbruik van een bepaalde periode weergeeft.

 

Terugbetaling van kosten op basis van de werkelijke elektriciteitskosten!

Van belang echter is dat de Minister uitdrukkelijk nogmaals bevestigde dat “de terugbetaling door de werkgever moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten”. De fiscale administratie en Minister van Financiën geven voorlopig niet thuis omtrent de terugbetaling van elektriciteitskosten op basis van forfaitaire bedragen.

 

Opmerkelijk is dat de terugbetaling van elektriciteitskosten op geen enkele wijze onderworpen is aan een fichemeldingsplicht. Ingeval van een herkwalificatie van de terugbetaling van de elektriciteitskosten in een voordeel van alle aard, kan, naast de belastingen en sociale bijdragen verschuldigd op het voordeel van alle aard, de fiscale administratie, onder bepaalde voorwaarden, een aanslag geheime commissielonen (100% tarief en niet aftrekbaar in de vennootschapsbelasting) opleggen.

 

Werkgevers dienen zodoende aandachtig te zijn in hun keuze voor een van de verschillende terugbetalingsproducten. Een systeem dat werkt op basis van de tarieven van de CREG zal zodoende aanleiding geven dat de terugbetaalde kosten alsnog belastbaar zullen zijn. Het spreekt voor zich dat deze situatie de verdere elektrificatie van het wagenpark dreigt te ondermijnen en nodeloos voor frustratie zorgt.

 

Biedt de rulingcommissie meer zekerheid?
Ondanks het zeer beperkt aantal fiscale rulings omtrent dit onderwerp, lijkt de fiscale rulingdienst te aanvaarden dat de terugbetaling van elektriciteitskosten voor het thuisladen kan gebeuren op basis van de tarieven van de CREG. In een voorafgaande beslissing van 15 december 2020 (nr. 2020.2029) werd gesteld dat: “De aanvrager zal instaan voor de elektriciteitskosten specifiek voor de bedrijfswagen van zijn medewerkers. Het laadstation registreert het verbruik voor de wagen en zendt dit online door naar de laadpaalprovider, deze betaalt maandelijks het verbruik terug aan de medewerker volgens CREG-tarief (jaarlijks herzienbaar tarief, gebaseerd op aanbeveling door de CREG). De aanvrager krijgt een maandfactuur van de laadpaalprovider met alle terugbetaalde bedragen. De elektriciteit die wordt verstrekt door de aanvrager voor het opladen van de elektrische bedrijfswagen wordt geacht begrepen te zijn in het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen.” De vraag rijst echter of de rulingdienst dit standpunt zal voorzetten in het licht van de recentelijke verklaringen van de Minister van Financiën. Zolang de Minister geen verduidelijking biedt, zal de toekomst dit uitwijzen…

 

Nood aan verdere duidelijkheid
Naast de administratieve moeilijkheden die de terugbetaling op basis van de werkelijke kosten met zich meebrengen, blijven er veel onduidelijkheden bestaan. Mag de werkgever de elektriciteitsfactuur opvragen om een correcte terugbetaling door te voeren? Hoe om te gaan met werknemers die zonnepanelen hebben? Hoe om te gaan met vaste en variabele contracten? Wat met werknemers die voor de eindafrekening uitdienst zijn getreden? Wat met de distributietarieven en kan de werkgever eisen dat de werknemer enkel ’s nachts zijn/haar bedrijfswagen oplaadt om zo netpieken te vermijden?

 

Pragmatische aanpak:

Indien je niet in staat bent op eenvoudige wijze je prijs per Kwh te weten, kunnen je beroepen op de website van de VREG 

Maak van je auto een afdruk van het verbuik in Kwh meestal kun je dit ergens in een console zien:

Maak  een stuk op om in de boekhouding te steken die je terugbetaling verdedigt, je kan dit opladen als een 'factuur' in je pre-accounting tool.

Zorg ervoor dat je een profiel toepast van de VREG Website die aansluit bij uw profiel.

Houdt u energie facturen bij indien een stenge controleur toch de werkelijk kosten wil toepassen. In de praktijk kost deze berekening teveel moeite en zal bij redelijke onderbouwde schatting niet moeilijk gedaan worden.