Hoe vraag je buitenlandse btw terug?
Buitenlandse btw kan je niet terugvragen via de Belgische btw-aangifte.
Je past dus altijd het systeem van "btw verlegd - Intracommunautaire levering " toe, wanneer je goederen of diensten in het buitenland afneemt voor je economische activiteit, je deelt dus STEEDS je btw nummer mee!
Er bestaat een bijzondere procedure om deze btw terug te vragen. Een aanvraag tot teruggave gebeurt elektronisch via de EU-lidstaat waar je onderneming is gevestigd. Voor België is dit via ‘Intervat-VatRefund’ van de FOD Financiën. Afhankelijk van de terug te vragen btw en de lidstaat in kwestie moet je een kopie van de factuur toevoegen.
Een kopie moet sowieso worden toegevoegd wanneer de maatstaf van heffing 1.000 euro of meer bedraagt. Bij brandstof is het drempelbedrag 250 euro.
Wanneer de teruggave aanvragen?
Let er op dat je een aanvraag tot btw-teruggave niet uitstelt. Die moet jaarlijks gebeuren uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op de factuurdatum. Concreet, voor je buitenlandse facturen van 2020, heb je tot 30 september 2021 de tijd om een verzoek tot teruggave in te dienen. Een laattijdig ingediend verzoek wordt geweigerd.
Hoe wordt een verzoek tot btw-teruggave beoordeeld?
De FOD Financiën stuurt de ontvangen aanvraag door naar de fiscus van de EU-lidstaat waar je de btw hebt betaald. Die oordeelt over de teruggave binnen een termijn van vier maanden.
Als:
- de leverancier of dienstverlener je wel degelijk buitenlandse btw mocht aanrekenen op de factuur
Een foutieve "BTW verlegd" factuur kan er dus tot leiden dat de teruggaaf geweigerd wordt en je moet onderhandelen met je buitenlandse leverancier.
- de btw niet expliciet is uitgesloten van teruggave, zoals het geval kan zijn voor hotelkosten
- de kosten wel nodig waren om je beroep te kunnen uitoefenen
- je eventueel geen btw-registratieplicht hebt in die lidstaat.
De buitenlandse fiscus kan je rechtstreeks contacteren voor bijkomende inlichtingen. Eenmaal de teruggave werd toegestaan, krijg je het bedrag binnen de 10 werkdagen terug.
Uitzondering!
Heb je een buitenlands btw-nummer in het land waar de factuur vandaan komt en ben je dus ter plaatse ook btw-plichtig? Dan volg je de nomrmale aangifteprocedure van dat betreffende lidstaat.