Bijhouden van de ontvangsten:

Het dagontvangstenboek is een (niet losbladig !) boek waarin de ontvangsten globaal van dag tot dag worden ingeschreven. Elke globale inschrijving dient verantwoord te worden door gedetailleerde stukken. (Verkoopbonnen, kastickets, Z-Tickets, Kassa detailrollen, enz…)

Zo bepaalt het BTW-Wetboek dat het totale bedrag van de dagontvangsten van dag tot dag ingeschreven moet worden in het dagboek van ontvangsten. Een afzonderlijke inschrijving is vereist voor de ontvangsten ten gevolge van levering van goederen met een waarde van meer dan 250,00 EURO per eenheid tenzij een duidelijk verantwoordingsstuk wordt opgesteld waaruit de aard van het verkochte goed blijkt.

Algemene voorschriften voor het bijhouden van het dagontvangsten boek:

de inschrijving moet dagelijks geschieden
Ook sluitingsdagen en dagen zonder ontvangsten schrijft u best in als 0-omzet
de inschrijving moet per BTW-tarief geschieden
de inschrijving mag niet geschieden op losse bladen (dus manueel inschrijven of print financiële verslagen inplakken)
het dagboek moet voorafgaand genummerd zijn
het dagboek wordt per twaalf maanden gehouden
het dagboek en de verantwoordingsstukken moeten op de bedrijfszetel TEN ALLE TIJDE zelf worden gehouden, tot drie maanden na afsluiting
een dagboek moet per bedrijfszetel worden gehouden
per aangifteperiode moet het totaal worden overgebracht naar een centralisatieboek >> dit gebeurt in de boekhouding
Maak je een factuur? Dan moet dit bedrag niet in het dagontvangstenboek vermeld worden. Mogelijks moet je wel een correctie uitvoeren om te voorkomen dat omzet dubbel aangerekend wordt ( via factuur en via opname in Z-totaal)

Koninklijk Besluit nr. 1 met ingang van 1 april 2002

Wanneer er geen aparte verantwoordingsstukken (kastickets, verkoopbonnen, achterliggende agenda …) zijn dan dient elke handeling apart in het dagontvangstenboek te worden vermeld. Voor kledingverkoop kunnen aparte verantwoordingsstukken worden bijgehouden worden in de vorm van de kledingticketten vastgeniet op een blad dewelke dag per dag worden bijgehouden.

Indien de inschrijvingen in het dag ontvangstenboek niet volgens de voorgeschreven wijze gebeuren, dan is de boete minimaal 125,00 EUR per overtreding. MAAR DIT KAN OPLOPEN TOT DUIZENDEN EURO’S

Er zijn tegenwoordig ook elektronische oplossingen, informeer u bij ons naar de mogelijkheden.

TIP om je boekhouding gemakkelijker te maken

Wil je dat je dagontvangsten ook automatisch doorstromen naar de boekhouding? Maak dan in je facturatie tool een interne factuur

Maak een particuliere klant DAGONTVANGSTEN, voor verzendmethode kan je "email" kiezen en naar je eigen emailadres sturen als "backup";
Boek per factuurlijn de detailkollomen van je dagontvangstenblad; 0% 6% 12% 21% enz...;
Verstuur het document;
je kan eventueel een foto van je dagontvangstenboek-blad toevoegen als bijlage.

Hebben we je ook geadviseerd om een kasboek bij te houden? Dan is Scrada wellicht de oplossingen, om deze oplossing te krijgen overleg je best met ons.

Ook het portaal Billit heeft een deels-geintegreerd dagontvangsten boek, Gebruik de functie dagontvangsten / kasboek van Billit wel altijd in combinatie met de papieren versie van het dagontvangsten / kasboek.

Het Belang van Onderliggende Documentatie bij het Invullen van het Dagontvangstenboek

Het dagontvangstenboek is een essentieel onderdeel van de boekhouding voor veel ondernemingen in België. Het correct bijhouden van dit boek zorgt ervoor dat alle ontvangsten van een onderneming nauwkeurig worden geregistreerd, wat belangrijk is voor de belastingaangifte en de algemene financiële transparantie van de onderneming. In dit artikel bespreken we welke onderliggende documentatie gebruikt kan worden om het dagontvangstenboek nauwkeurig in te vullen en waarom deze documenten essentieel zijn voor een sluitende administratie.

1. Kassabonnen

Voor winkels en ondernemingen die met een kassasysteem werken, vormen kassabonnen de basis van de dagelijkse ontvangsten. Elke transactie die via de kassa plaatsvindt, wordt geregistreerd en een bon wordt gegenereerd.

Onderliggende documentatie: Gedetailleerde kassabonnen met informatie zoals het totaalbedrag, de datum, de BTW, en de betaalmethode. Deze bonnen zijn cruciaal voor de controle van de dagelijkse verkoop en vormen het primaire bewijs van de inkomsten.

2. Kassa Z-totalen

Kassa Z-totalen zijn een belangrijk onderdeel van de documentatie voor het bijhouden van de dagelijkse ontvangsten. Een Z-afsluiting wordt aan het einde van elke dag gemaakt om een overzicht te geven van alle transacties die via de kassa zijn uitgevoerd.

Onderliggende documentatie: Het Z-totaalrapport van de kassa bevat informatie over de totale omzet van de dag, uitgesplitst per betaalmethode (contant, bankkaart, etc.), de BTW-bedragen en eventuele kortingen of retouren. Dit rapport vormt een overzicht van alle transacties en dient als basis voor de registratie van de dagontvangsten.

3. Agenda met prijzen per afspraak

Voor dienstverleners die op afspraak werken, zoals kappers, schoonheidsspecialisten of consultants, is de agenda een belangrijk document voor het bijhouden van inkomsten. Elke afspraak heeft een specifieke prijs en kan direct worden gekoppeld aan de ontvangsten van de dag.

Onderliggende documentatie: Een gedetailleerde agenda waarin de afspraken zijn bijgehouden, inclusief de naam van de klant, de geleverde dienst, de prijs, en de betaalmethode. Dit helpt om de inkomsten nauwkeurig te registreren en te koppelen aan de daadwerkelijke betalingen.

4. Orderboekjes

Voor bedrijven in sectoren zoals de horeca of retail, waar bestellingen van klanten worden opgenomen voordat er betaald wordt, zijn orderboekjes onmisbaar. Ze helpen om een overzicht te behouden van wat er is besteld en wat de klant uiteindelijk betaalt.

Onderliggende documentatie: Orderboekjes waarin de bestellingen van klanten worden genoteerd, inclusief de details van de bestelling, de prijs per artikel of dienst, en eventuele aanbetalingen. Deze informatie wordt gebruikt om de uiteindelijke betaling in het dagontvangstenboek te registreren zodra de bestelling is voltooid.

5. Kwitantiebewijzen

Voor sommige klanten is een kwitantie noodzakelijk als bewijs van betaling. Dit is vaak het geval bij contante betalingen of betalingen voor specifieke diensten.

Onderliggende documentatie: Kwitantiebewijzen waarop de datum van de betaling, het betaalde bedrag, de naam van de klant, en een omschrijving van de dienst of het product staan vermeld. Deze kwitanties dienen als bewijs van de betaling en worden opgenomen in het dagontvangstenboek.

6. Kasverslagen

Aan het einde van de dag wordt vaak een kasverslag gemaakt om te controleren of de contante ontvangsten overeenkomen met de geregistreerde verkopen. Dit rapport is essentieel om eventuele verschillen op te sporen en om ervoor te zorgen dat de kas correct wordt afgesloten.

Onderliggende documentatie: Dagelijkse kasverslagen waarin de contante ontvangsten, kassasluiting, en eventuele verschillen worden vermeld. Deze rapporten dienen als ondersteuning voor het dagontvangstenboek.

7. Afrekenrapporten van digitale systemen

Voor ondernemingen die werken met digitale kassasystemen of boekingsplatforms, kunnen deze systemen een dagelijkse samenvatting genereren van alle transacties. Dit maakt het eenvoudiger om de ontvangsten bij te houden en te koppelen aan de betaalmethoden.

Onderliggende documentatie: Afrekenrapporten die het totaalbedrag van de ontvangen betalingen vermelden, inclusief een uitsplitsing per klant en betaalmethode. Deze rapporten worden gebruikt om de gegevens in het dagontvangstenboek nauwkeurig bij te houden.

8. Aanbetalingsbewijzen

Bij grote aankopen of diensten op maat wordt vaak een aanbetaling gevraagd voordat het product of de dienst volledig wordt geleverd. Deze aanbetalingen moeten ook correct worden geregistreerd in het dagontvangstenboek.

Onderliggende documentatie: Aanbetalingsbewijzen met details over de ontvangen bedragen, de datum van betaling, en het resterende saldo. Deze bewijzen dienen als basis voor de uiteindelijke betaling die volledig in het dagontvangstenboek wordt genoteerd.

Praktijk:

Kapper: Een kapper vult haar dagontvangstenboek in op basis van de afspraken in haar agenda en de kassabonnen na elke knipbeurt.
Bakker: Een bakker gebruikt kassabonnen en zijn Z-afsluiting aan het einde van de dag om zijn dagontvangstenboek bij te houden.
Restaurant: Een restauranthouder noteert zijn dagelijkse ontvangsten op basis van orderbonnen, kassa Z-totalen en digitale afrekenrapporten van pintransacties.
Schoonheidsspecialist: De schoonheidsspecialist vult haar ontvangstenboek in aan de hand van afspraken in haar agenda en contante betalingen met bijbehorende kwitanties.
Timmerman: Een timmerman registreert aanbetalingen van maatwerkmeubels via kwitantiebewijzen en voltooit de registratie bij levering.
Detailhandel: Een kledingwinkelier maakt gebruik van Z-totalen en kassabonnen om zijn dagelijkse verkopen en ontvangsten in te vullen.
Taxichauffeur: Een taxichauffeur houdt zijn ontvangsten bij via dagelijkse ritten, met daarbij de kassatotalen of ontvangen contanten.
Garagehouder: Een garagehouder gebruikt zijn orderboekje voor reparaties en kassa-afsluiting voor betalingen aan de balie.
Schoenmaker: Een schoenmaker gebruikt een combinatie van orderboekjes voor reparaties en Z-afsluitingen voor directe verkopen.
Marktkramer: Een marktkramer registreert contante betalingen via een handmatig kasverslag en kassa Z-totalen voor de verkoop van producten op de markt.

Conclusie

Het nauwkeurig bijhouden van het dagontvangstenboek is essentieel voor elke onderneming in België. Door gebruik te maken van de juiste onderliggende documentatie, zoals kassabonnen, Z-totalen, orderboekjes, en kwitanties, zorg je ervoor dat je een sluitende administratie hebt die voldoet aan de fiscale verplichtingen. Het bijhouden van deze documenten helpt niet alleen bij de BTW en belastingaangifte, maar zorgt er ook voor dat je altijd een duidelijk overzicht hebt van je dagelijkse ontvangsten.