De algemene vergadering van aandeelhouders en de notulen.

Een algemene vergadering voorbereiden, organiseren, bijwonen en afsluiten volgens de wettelijke vereisten, is geen sinecure.

Hoe wordt u op de hoogte gebracht van een algemene vergadering ?
Elke algemene vergadering moet bijeengeroepen worden door verzending van een aangetekend schrijven aan de aandeelhouders. Dit ten minste 15 dagen vóór de datum van de vergadering. Dat betekent dat elke aandeelhouder, afzonderlijk, op de hoogte moet gebracht worden. Een alternatieve vorm van oproeping kan, als iedereen aanwezig is op de vergadering, is het aantonen van de een geldige oproeping van ondegeschikt belang, de aanwezigen schikken zich dan naar het feit dat iedereen aanwezig is.

Wie kan een algemene vergadering bijeenroepen ?
Het initiatief om een vergadering bijeen te roepen ligt, hetzij bij de raad van bestuur telkens wanneer hij dit nodig acht en in de gevallen waarin de wet dit vereist, hetzij bij de commissaris (indien die er is) indien uitzonderlijke omstandigheden dit rechtvaardigen.

Indien één of meer aandeelhouders die ten minste 10% van de geplaatste aandelen (BV) of 1/10e van het kapitaal (NV) vertegenwoordigen, schriftelijk verzoeken om bijeenroeping van een AV, is de raad van bestuur verplicht de AV bijeen te roepen binnen drie weken na het verzoek van de aandeelhouders.

De eigendom van sommige aandelen is gesplitst (vruchtgebruik / naakte eigendom). Wie kan stemrecht uitoefenen in de algemene vergadering?
De wet bepaalt uitdrukkelijk dat, tenzij de statuten, een testament of een overeenkomst anders bepalen, het stemrecht wordt uitgeoefend door de vruchtgebruiker. Dit belet uiteraard niet dat de blote eigenaar de algemene vergadering kan bijwonen.

Is het mogelijk voor een aandeelhouder om een algemene vergadering op afstand bij te wonen ?
Ja, op voorwaarde dat de raad van bestuur besluit aandeelhouders de mogelijkheid te bieden om, via elektronische communicatie, op afstand aanwezig te zijn. Instructies voor deze deelnamemethode zullen dan in de uitnodiging opgenomen worden.

Kan u uw juridisch adviseur meenemen naar de algemene vergadering?
Hoewel dit recht in de praktijk regelmatig wordt verdedigd, wordt het recht op bijstand niet uitdrukkelijk in de wet erkend. Het is derhalve aan de algemene vergadering om bij gewone meerderheid en naar gelang de omstandigheden, te besluiten om al dan niet toestemming te verlenen voor de aanwezigheid van een adviseur.

Het is altijd raadzaam om de voorzitter van de raad van bestuur vooraf in kennis te stellen van uw wens om te worden bijgestaan.

U hebt de uitnodiging voor een algemene vergadering ontvangen en ik zou graag een punt aan de agenda willen toevoegen. Is dit mogelijk?
Het recht om te vragen dat punten aan de agenda worden toegevoegd, is wettelijk alleen voorbehouden aan beursgenoteerde vennootschappen. Dit recht bestaat echter niet voor aandeelhouders van niet-beursgenoteerde vennootschappen, tenzij de statuten het uitdrukkelijk toekennen en in de uitoefening ervan voorzien.

U hebt vragen over een aantal punten op de agenda. Hoe kan ik meer informatie krijgen, zodat ik met volledige kennis van zaken kan stemmen tijdens de algemene vergadering?
In het Belgische vennootschapsrecht is het beginsel verankerd dat aandeelhouders het recht hebben om in het kader van een algemene vergadering vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris, en daarop een antwoord te krijgen. Dit is het “recht van interpellatie”.

Dit recht kan mondeling (tijdens de algemene vergadering) of schriftelijk (voorafgaand aan de algemene vergadering) worden uitgeoefend. De bestuurders en de commissaris zijn evenwel niet verplicht schriftelijk te antwoorden op schriftelijke vragen van aandeelhouders.

Indien er geen statutaire termijn is voor het verzenden van schriftelijke vragen vóór de algemene vergadering, moet de lijst van vragen voldoende op voorhand worden toegezonden zodat de bestuurders en/of de commissaris voldoende tijd hebben om de algemene vergadering en, indien nodig, de schriftelijke antwoorden voor te bereiden.

Het recht om vragen te stellen is echter niet absoluut. De vragen moeten betrekking hebben op een agendapunt of een verslag dat op de algemene vergadering wordt gepresenteerd en mogen niet leiden tot de onthulling van informatie die schadelijk zou kunnen zijn voor de vennootschap.

Kan u eisen dat mijn verklaringen en interventies in de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen?
De inhoud van de notulen wordt niet door de wet bepaald. Volgens de praktijk moeten zij een zo duidelijk en objectief mogelijk beeld geven van het verloop van de vergadering en van de genomen besluiten.

Dit betekent dat, afhankelijk van de context waarin de besprekingen hebben plaatsgevonden (al dan niet onenigheid tussen de aandeelhouders), de transcriptie van de uitwisselingen meer of minder gedetailleerd zal zijn.

Een aandeelhouder kan derhalve verzoeken dat zijn opmerkingen in de notulen worden opgenomen, mits het verzoek redelijk is (met name gelet op de context) en verband houdt met de agenda.

Is een aandeelhouder verplicht de notulen van een algemene vergadering te ondertekenen?
Een aandeelhouder is niet verplicht om de notulen te ondertekenen. De wet bepaalt dat, naast de leden van het bureau, alleen de aandeelhouders die er om verzoeken, de notulen zullen ondertekenen.

Met welke meerderheid moeten de besluiten van een algemene vergadering worden genomen?
Tenzij de wet of de statuten het anders bepalen, worden de besluiten genomen met een gewone meerderheid van de stemmen (50% + 1 aandeel). Zonder rekening te houden met onthoudingen en zonder dat een bijzonder aanwezigheidsquorum vereist is.

Sommige besluiten (die tijdens een buitengewone algemene vergadering zullen worden genomen) vereisen een hoger aanwezigheids- en stemquorum:

voor een wijziging van de statuten is de aanwezigheid vereist van aandeelhouders die ten minste de helft van het kapitaal (NV) of van het totale aantal uitgegeven aandelen (BV) vertegenwoordigen en een meerderheid van ¾ van de stemmen;
een wijziging van het maatschappelijk doel vereist de aanwezigheid van aandeelhouders die de helft van het kapitaal (NV) of van het totale aantal uitgegeven aandelen (BV) vertegenwoordigen en een meerderheid van 4/5e van de stemmen;
een wijziging van de rechten verbonden aan aandelenklassen moet in elk van deze categorieën voldoen aan de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid die vereist zijn voor een wijziging van de statuten.

Hoe kan bepaald worden of de agenda van een algemene vergadering voldoende duidelijk en nauwkeurig is ?
De agenda moet een lijst bevatten van de onderwerpen die tijdens de algemene vergadering besproken zullen worden.

Het moet dus een beknopte, maar duidelijke opsomming geven van de punten die ter beraadslaging aan de aandeelhouders zullen worden voorgelegd (benoeming van een bestuurder, goedkeuring van de jaarrekening, kapitaalverhoging, enz.). Anderzijds is voor sommige agendapunten geen stemming in de algemene vergadering vereist (bv. het vrijwillig ontslag van een bestuurder, een bijzonder verslag van de Raad van Bestuur, enz.).

Om te bepalen of de agenda aan de wettelijke vereisten voldoet, moet de aandeelhouder nagaan of de agenda voldoende nauwkeurig is om hem in staat te stellen te beoordelen of hij er belang bij heeft de vergadering bij te wonen, en voldoende expliciet is om verrassingen te voorkomen.

Aandeelhouders dienen bijzondere aandacht te besteden aan het punt “diversen” (zonder verdere toelichting) dat soms in de agenda is opgenomen. In dat geval kunnen onder dit punt alleen eenvoudige mededelingen worden gedaan waarover niet gestemd te dient worden en kunnen alleen detailkwesties worden behandeld.

Wat zijn de belangrijkste reflexen die een aandeelhouder moet hebben wanneer hij wordt opgeroepen voor een algemene vergadering ?
Wij raden alle aandeelhouders aan zich de volgende vragen te stellen:

Is de algemene vergadering bijeengeroepen binnen de wettelijke termijn van 15 dagen voordat zij werd gehouden?
Is de algemene vergadering het bevoegde orgaan om de besluiten op haar agenda te nemen?
Ben ik op de hoogte gesteld van alle relevante informatie die mij in staat stelt de algemene vergadering bij te wonen (of mij te laten vertegenwoordigen) (tijd, datum, plaats, toelatingsprocedures, volmacht, deelname op afstand, etc.)?
Is de agenda duidelijk en nauwkeurig genoeg?
Heb ik de essentiële informatie gekregen zodat ik met kennis van zaken kan stemmen op de algemene vergadering?

Indien één of meer van deze vragen ontkennend worden beantwoord, heeft de aandeelhouder steeds de mogelijkheid om zich tot de bestuurders en/of de commissaris te wenden door gebruik te maken van zijn recht van interpellatie.

Wat is het belang van duidelijke notulen?

De notulen zijn een middel om een bewijs te hebben van wat er zich op de algemene vergadering heeft afgespeeld en wat er werd beslist.

Volgens de wet moet de eenhoofdige besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid een register van de beslissingen bijhouden op de zetel van de vennootschap, en dus niet een register van de notulen van de algemene vergadering.

Het ontbreken van zo'n register zal de geldigheid van de beslissingen van de enige vennoot niet aantasten omdat de verplichting van het bijhouden van een register der beslissingen niet op straffe van nietigheid is voorgeschreven.

De vennoot kan zijn beslissingen op een andere manier bewijzen. Nochtans zal het register van de beslissingen voor de enige vennoot het bewijsmiddel bij uitstek zijn.

Voor een bestuurder of zaakvoerder kan het interessant zijn bepaalde stellingnamen te laten notuleren. Bijvoorbeeld wanneer andere bestuurders of zaakvoerders een inbreuk op de statuten of het Wetboek van Vennootschappen hebben gepleegd. Wie die inbreuk laat notuleren, heeft later alvast één bewijselement om niet aansprakelijk te worden gesteld.

De rechter kan besluiten dat de organen van de vennootschap niet hebben gefunctioneerd, als de notulen van de vergaderingen van de vennootschap ontbreken zodat bijvoorbeeld de persoon achter de vennootschap in feite persoonlijk heeft gehandeld en mee failliet wordt verklaard.

Het niet-notuleren van een bepaald besluit brengt niet automatisch de nietigheid van besluiten met zich mee, maar kan wel tot bewijsmoeilijkheden leiden.

Wie moet de notulen opstellen?

De notulen moeten worden opgemaakt vóór de sluiting van de algemene vergadering, m.a.w. tijdens de zitting.

Voor een buitengewone algemene vergadering (voor statutenwijzigingen) die voor een notaris wordt gehouden, worden de notulen door hem in een notariële akte opgetekend. Een gewone algemene vergadering (jaarvergadering) en een bijzondere algemene vergadering vereist geen aanwezigheid van een notaris. De notulen worden dan door het bureau of meer bepaald door de secretaris van de vergadering opgemaakt. Ze worden ingeschreven of ingeplakt in het verslagboek en ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders/vennoten die erom verzoeken.

Wat is de inhoud van de notulen?

De notulen vermelden meestal de naam van de vennootschap; datum, tijdstip en plaats van de vergadering; aanstelling van het bureau; de vaststelling van de regelmatige samenstelling; het onderzoek, goedkeuring of verwerping van de jaarrekening, enz.

Staat op de agenda van uw algemene vergadering het ontslag of de benoeming van de bestuurder(s) of de commissaris, dan moet een kopie van de 'akte van de benoeming' openbaar worden gemaakt.

Dit betekent dat u een kopie moet toevoegen van de notulen van die algemene vergadering via de openbaarmakingsformaliteiten worden derden over de werkings- en vertegenwoordigingsregels van de vennootschap geïnformeerd. Worden die formaliteiten niet nageleefd, dan moeten derden met de niet-gepubliceerde gegevens geen rekening houden. Tip: neem geen vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie op in de notulen. De notulen komen in het vennootschapsdossier terecht en kunnen door derden op de griffie worden ingekeken.

Bij de notulen worden doorgaans ook de aanwezigheidslijst, de oproepingen (of aankondigingen), de gebruikte volmachten gevoegd.

Wie is door de notulen verbonden en wie kan ze inkijken?

De notulen zijn bindend voor:

de ondertekenaars ervan;
aandeelhouders/vennoten die de inhoud kennen maar die de notulen niet hebben ondertekend;
de vennootschap zelf;
de afwezige bestuurders/zaakvoerders en aandeelhouders/vennoten, en de aandeelhouders/vennoten die hebben tegengestemd (de meerderheid beslist);
derden, voor zover een uittreksel van de notulen is gepubliceerd

De volgende personen kunnen de notulen inkijken :

de ondertekenaars en de aandeelhouders/vennoten;
de commissaris en de accountant van de vennootschap;
de fiscus, als de inhoud noodzakelijk is om de inkomstenbelasting te bepalen.
Derden zoals journalisten en banken krijgen geen inzage van de notulen. Maar derden kunnen wel het vennootschapsdossier inzien op de griffie van de rechtbank van koophandel.